ALLES WAT JE WIL WETEN
Hoe het werkt
01. — Aanvraag via het formulier
Je vult het aanvraagformulier op de website in. Hierin geef je aan hoeveel medewerkers er gefotografeerd worden, jouw bedrijfsadres, een of meerdere gewenste datums en jouw stijlkeuzeL zwart-wit of kleur. Dat is alles wat wij van je nodig hebben om te starten.
02. — Bevestiging & offerte
Binnen één werkdag ontvang je van ons een persoonlijke bevestigingsmail met een offerte op maat, de definitieve datum en een factuur voor de aanbetaling van 50%. Na betaling is jouw shoot gereserveerd in onze agenda.
03. — Je ontvangt de voorbereiding
Uiterlijk vijf werkdagen voor de shoot ontvang je onze gedetailleerde voorbereidingsbrief. Hierin staat alles wat jij en jouw medewerkers moeten weten: kledingadvies, make-up & haar advies, hoe het schema werkt, wat je kunt verwachten en hoe je jouw medewerkers het beste kunt informeren. Je hoeft niets te regelen behalve de interne planning van jouw team. Jij ontvangt ons schema, waar je alleen nog de namen van de medewerkers zelf moet invullen.
04. — De shoot
Ons team arriveert om 09:30 bij jouw locatie en bouwt in 30 minuten een volledig ingerichte fotostudio op. Om 10:00 begint de shoot. Elke medewerker krijgt 10 minuten, ruim genoeg voor meerdere varianten, een korte directie en een ontspannen resultaat. Je hoeft zelf niet aanwezig te zijn; een contactpersoon vanuit jouw bedrijf volstaat.
05. — Beeldbewerking & levering
Alle foto's worden tijdens de shoot direct ingeladen, de geportretteerde kiest een favoriet en deze worden direct nabewerkt. Na afloop van de shoot voert de fotograaf een finale kwaliteitscontrole uit. Je ontvangt alle portretten in Hi-res JPG via een beveiligde downloadlink binnen één werkdag na de shoot — klaar voor gebruik op LinkedIn, jouw website en interne communicatie.
Wat jij regelt
Je zorgt voor een rustige ruimte van minimaal 4×4 meter (vergaderzaal, ontvangstruimte of grote kantoorruimte), en informeert jouw medewerkers met het tijdslot via de voorbereidingsbrief die wij je sturen. Er is een contactpersoon aanwezig vanuit jullie, die samen met ons de shoot regelt.
Wat wij meebrengen
Volledig ingerichte mobiele fotostudio inclusief professionele flitsapparatuur, achtergrondopstelling, statief, tethering setup en laptop voor directe verwerking. Onze apparatuur vereist enkel een standaard stopcontact. We hanteren een eigen dagschema die jij tijdig ontvangt.
De voorbereiding
Maar weinig mensen vinden het echt leuk of relaxed om op de foto te gaan. No worries: dit heeft bijna iedereen die voor onze lens staat. Wij begrijpen heel goed dat het onwennig of confronterend kan zijn voor sommigen en houden daar ook rekening mee tijdens het fotograferen. Daarvoor hebben wij ook een duidelijke briefing gemaakt waarin de basics worden gecovered: advies over kleding, haar en make-up bijvoorbeeld. Die ontvang je tijdig zodat je team members duidelijke instructies hebben wat zelf te doen en verwachten. Tijdens de shoot zelf zullen wij een ontspannen sfeer neerzetten waarin eenieder met een gerust hart op de foto kan gaan, wat tot een mooi resultaat leidt.
Uiterlijk vijf werkdagen voor de shoot ontvang je onze voorbereidingsbrief: een helder document dat je kunt doorsturen naar jouw medewerkers. Dit zijn de highlights:
Hoe de 10 minuten eruitzien: welkomst, een kort gesprek over de gewenste uitstraling, de daadwerkelijke shoot en een preview op het scherm. Medewerkers kiezen niet ter plekke: de beste foto wordt professioneel geselecteerd en geleverd
Jouw tijdslot: De brief bevat een leeg rooster dat je kunt invullen met de namen en tijdsloten van jouw medewerkers. Wij werken strikt op tijdslot. Als iemand niet op tijd is, schuift het schema op voor de rest van het team.
Persoonlijke voorbereiding: Praktisch advies over haar, make-up en accessoires. Geen grote veranderingen ten opzichte van jouw dagelijkse look, de foto moet je herkenbaar tonen. Een verzorgde, natuurlijke uitstraling is altijd het doel.
Levering & gebruik: Een samenvatting van hoe je de foto's ontvangt, in welke formaten en waarvoor je ze mag gebruiken. Inclusief een korte toelichting op de licentievoorwaarden, zodat jouw medewerkers precies weten wat er met de beelden gebeurt.
Beeldgebruik: licentie en rechten
✓ Wat je mag
Je ontvangt een niet-exclusieve licentie voor onbeperkt gebruik van de portretten binnen jouw eigen organisatie. Dit omvat: publicatie op jouw bedrijfswebsite, LinkedIn-profielen van jouw medewerkers, intern gebruik (intranet, presentaties, nieuwsbrieven), drukwerk voor jouw eigen organisatie zoals visitekaartjes en brochures, en persberichten of media-uitingen van jouw eigen bedrijf.
✗ Wat niet is toegestaan
De foto's mogen niet worden doorverkocht, gelicenseerd of overgedragen aan derde partijen. Het is niet toegestaan de beelden te gebruiken in betaalde advertentiecampagnes van derden, stock-fotobibliotheken, of commerciële uitingen die niet direct afkomstig zijn van jouw eigen organisatie. Bewerking van de portretten op een wijze die afbreuk doet aan de herkenbare uitstraling is evenmin toegestaan.
◎ Gebruik door Portret Express
Wij gebruiken jouw portretten standaard NIET voor onze eigen promotie, website of social media. Wij vragen altijd eerst schriftelijke toestemming voordat wij beelden van jouw shoot publiceren. Als je instemt, kunnen wij een selectie gebruiken als referentie op onze website en Instagram, uiteraard zonder vertrouwelijke bedrijfsinformatie en altijd met vermelding van jouw organisatie als je dat wenst.